Hay empresarios que llevan meses pensando en cambiar de asesor, pero siempre encuentran un motivo para posponerlo. Primero hay que presentar el trimestre, después llega el cierre del ejercicio, más tarde aparece una contratación importante y, cuando parece que por fin hay un momento tranquilo, vuelve a acercarse otro vencimiento fiscal. En una asesoría en Santander esta situación resulta bastante conocida. Muchas empresas no permanecen con su asesor actual porque estén completamente satisfechas, sino porque temen que cambiar de asesoría pueda provocar problemas con la documentación, los impuestos pendientes o la contabilidad. Ese temor es comprensible, pero un cambio bien organizado suele ser bastante menos complicado de lo que se piensa.
La relación entre una empresa y su asesoría puede durar muchos años. Durante ese tiempo se acumulan declaraciones, libros contables, nóminas, contratos, certificados y multitud de documentos relacionados con el negocio. Pensar en trasladar toda esa información a otro despacho puede generar cierta sensación de vértigo, especialmente cuando el empresario no sabe exactamente qué documentación conserva él y cuál está en manos de su asesor.
Sin embargo, esa incertidumbre también dice algo sobre la relación existente. Un empresario debería tener una idea razonablemente clara de cómo está su empresa, qué obligaciones tiene pendientes y dónde se encuentra su documentación. Si cambiar de asesor genera miedo porque nadie sabe exactamente qué información existe o qué asuntos están abiertos, quizá haya algo que revisar más allá del propio cambio.
Por qué cuesta tanto tomar la decisión de cambiar
La insatisfacción con una asesoría no siempre aparece después de un error importante. Con frecuencia empieza de una manera mucho más discreta. Las respuestas tardan cada vez más, el empresario tiene que preguntar varias veces para conocer una cifra o recibe información sobre los impuestos cuando apenas quedan unos días para pagarlos.
Nada de esto provoca necesariamente una ruptura inmediata.
El negocio sigue funcionando, las declaraciones se presentan y, como nunca parece haber un buen momento para afrontar el cambio, pasan los meses. Incluso puede existir una buena relación personal con el asesor después de muchos años trabajando juntos, lo que hace todavía más incómodo plantearse buscar otra opción.
Hay que separar dos cuestiones. Una cosa es valorar la relación personal y otra comprobar si el servicio sigue respondiendo a lo que necesita actualmente la empresa.
Un autónomo que comenzó su actividad hace diez años quizá necesitaba entonces poco más que apoyo para presentar sus impuestos. Si hoy tiene una sociedad, varios trabajadores, un volumen de facturación considerable y decisiones económicas más complejas, sus necesidades son distintas. Es posible que la asesoría haya evolucionado con él. También puede ocurrir que no lo haya hecho.
Cambiar no significa necesariamente que alguien haya trabajado mal. A veces simplemente la empresa y el despacho han evolucionado en direcciones diferentes.
Algunas señales aparecen mucho antes de decidirse
No existe una lista universal que determine cuándo debe cambiarse de asesoría. Cada empresario valora aspectos diferentes. Sin embargo, hay situaciones que suelen provocar que empiece a plantearse la decisión.
Una bastante habitual es la falta de anticipación. El empresario conoce cuánto tiene que pagar de impuestos cuando prácticamente ha llegado el vencimiento y tiene la sensación de que siempre está reaccionando a las cifras en lugar de conocerlas con tiempo.
Otra aparece cuando resulta difícil obtener respuestas. No hablamos de esperar unas horas o de que una consulta compleja necesite estudiarse. El problema está en tener que insistir continuamente para resolver cuestiones que afectan al funcionamiento normal del negocio.
También puede suceder que la empresa haya crecido y necesite algo más que la presentación de impuestos. Empieza a querer previsiones, información contable más actualizada o ayuda antes de tomar determinadas decisiones. Si el servicio contratado no puede ofrecer ese acompañamiento, es razonable estudiar alternativas.
En otras ocasiones la señal es mucho más sencilla: el empresario lleva tiempo sin entender qué está ocurriendo con sus cuentas. Recibe modelos, documentos y cifras, pero no dispone de una visión clara de la situación de su negocio.
Ninguno de estos motivos obliga a cambiar inmediatamente. Sí justifican preguntarse si la relación profesional sigue funcionando como debería.
Esperar a enero no siempre soluciona nada
Existe una creencia bastante extendida según la cual solo se puede cambiar de asesoría cuando empieza un nuevo año. Es fácil entender de dónde procede. Comenzar el ejercicio con un nuevo despacho parece más ordenado porque existe un corte claro entre un periodo y otro.
Pero una empresa no debería permanecer durante meses con un servicio que ya no le resulta adecuado únicamente porque todavía no haya llegado diciembre.
Un cambio puede hacerse durante el ejercicio. Lo importante es conocer en qué punto se encuentra la empresa y organizar correctamente el traspaso. Si hay declaraciones próximas, obligaciones laborales en curso o determinados asuntos abiertos, habrá que decidir quién se encargará de cada uno.
Eso sí, tampoco tendría mucho sentido realizar el cambio de manera precipitada dos días antes de un vencimiento importante si puede planificarse con algo más de margen. Elegir el momento adecuado consiste precisamente en valorar esas circunstancias.
No hay un mes perfecto para todas las empresas. Hay transiciones mejor o peor preparadas.
El primer error: marcharse antes de saber qué necesitamos
Cuando una relación profesional se deteriora, existe cierta tentación de centrarse exclusivamente en salir de ella. Se busca otra asesoría, se compara algún presupuesto y se toma una decisión rápida.
Antes merece la pena hacerse una pregunta bastante sencilla: ¿qué echamos de menos en el servicio actual?
Si el problema es la comunicación, habrá que saber cómo trabaja el nuevo despacho. Si necesitamos información contable más frecuente, tendremos que comprobar si ese servicio está incluido. Si buscamos más acompañamiento fiscal, conviene entender qué significa exactamente para ambas partes.
De lo contrario, existe el riesgo de cambiar de nombre sin cambiar realmente de servicio.
Esto también ayuda a comparar propuestas. Dos presupuestos pueden tener importes diferentes porque no están ofreciendo lo mismo. Uno puede limitarse a determinadas gestiones y otro incorporar revisiones, consultas o servicios adicionales. Mirar únicamente la cuota mensual puede ocultar diferencias importantes.
El precio importa, por supuesto. Para una pyme cualquier coste recurrente debe tener sentido. Pero debería analizarse junto con el alcance real del servicio.
Pensar que la nueva asesoría recibirá automáticamente toda la información
Este es uno de los errores que más complicaciones puede generar durante el cambio.
El empresario contrata una nueva asesoría y supone que ambos despachos se encargarán de todo entre ellos. En ocasiones existe una buena colaboración y el proceso resulta muy sencillo. Pero la empresa sigue teniendo un papel importante porque la documentación pertenece a su actividad y es ella quien mejor puede aclarar determinados asuntos.
La nueva asesoría necesita conocer desde qué situación empieza a trabajar.
No basta con disponer de las últimas declaraciones fiscales. Dependiendo de los servicios contratados y de las características de la empresa, puede ser necesario revisar información contable, fiscal, laboral o societaria. También interesa saber si existen requerimientos, aplazamientos, operaciones pendientes de resolver o cualquier circunstancia que pueda afectar a los próximos meses.
Hay documentación que probablemente esté perfectamente organizada. Otra puede requerir alguna aclaración. Detectarlo al comienzo es mucho mejor que descubrirlo cuando aparece una necesidad urgente.
Qué documentación puede ser necesaria durante el cambio
No todas las empresas tienen que entregar exactamente los mismos documentos. Un autónomo sin empleados tiene unas necesidades diferentes de una sociedad con una plantilla de veinte personas.
En la parte fiscal y contable será necesario disponer de la información que permita continuar correctamente los registros y conocer las declaraciones presentadas. Si existe actividad laboral, habrá que incorporar la documentación correspondiente a trabajadores, nóminas y contratos. En una sociedad también habrá información societaria que la nueva asesoría necesitará conocer.
Pero más importante que crear una lista interminable es asegurarse de que existe continuidad.
Pensemos en una empresa que cambia de asesoría en septiembre. La nueva asesoría no empieza a trabajar con una empresa recién creada. Recibe un negocio que lleva ocho meses de ejercicio, ha presentado declaraciones, realizado operaciones y probablemente tiene cuestiones que seguirán teniendo consecuencias durante los meses siguientes.
Conocer ese recorrido evita tratar cada nuevo trámite como si no existiera un contexto anterior.
Los asuntos pendientes merecen una conversación específica
Antes de completar el cambio resulta especialmente útil preguntar qué está todavía abierto.
Puede existir una consulta realizada a la Administración, un requerimiento pendiente de respuesta, un aplazamiento, alguna cuestión laboral en proceso o simplemente documentación que todavía no se ha incorporado a la contabilidad.
Son precisamente estos asuntos los que más fácilmente pueden quedar en tierra de nadie si cada parte supone que los gestionará otra persona.
Imaginemos que existe una notificación recibida pocas semanas antes del cambio. La asesoría anterior considera que, como el cliente se marcha, deberá gestionarla el nuevo despacho. La nueva asesoría desconoce que existe porque todavía no ha recibido esa información. Mientras tanto, el plazo sigue avanzando.
No hace falta que exista mala comunicación para que ocurra algo así. Basta con no haber definido claramente quién se encarga.
Una transición ordenada debería dejar pocas dudas sobre las tareas que siguen pendientes y sobre quién asumirá cada una.
El precio no debería ser la única pregunta
Cuando una empresa solicita presupuesto a una nueva asesoría es lógico que quiera conocer cuánto costará el servicio. Lo que resulta menos habitual es preguntar cómo será el día a día después de contratarlo.
¿Quién responderá las consultas? ¿Cómo se enviará la documentación? ¿Con qué frecuencia se revisará la contabilidad? ¿Qué servicios están incluidos en la cuota y cuáles se facturan aparte? ¿Qué ocurre cuando aparece una operación extraordinaria? ¿La empresa conocerá sus impuestos con algo de antelación?
Estas cuestiones tienen una influencia enorme en la experiencia posterior.
Una diferencia relativamente pequeña de precio puede dejar de ser relevante si uno de los servicios responde mucho mejor a lo que necesita la empresa. También puede ocurrir lo contrario: contratar un servicio más amplio de lo necesario supone asumir un coste que no aporta suficiente valor.
La clave está en entender qué se está comprando.
Cambiar de asesoría también es un buen momento para revisar cómo trabaja la empresa
Un cambio obliga a recopilar información y eso, aunque inicialmente pueda parecer trabajo adicional, tiene una ventaja. Permite detectar hábitos que se habían mantenido durante años simplemente porque siempre se habían hecho así.
Puede descubrirse que las facturas se guardan en varios lugares, que determinada documentación tarda demasiado en llegar a contabilidad o que nadie dentro de la empresa tiene claro dónde encontrar algunos archivos importantes.
Corregir estas cuestiones al iniciar la nueva relación facilita mucho los meses siguientes.
También es un buen momento para establecer una forma de comunicación más clara. Quién será la persona de contacto dentro de la empresa, cómo se resolverán las dudas y qué información debe enviarse periódicamente son decisiones sencillas que evitan muchos correos y llamadas posteriores.
Los primeros meses sirven para poner las piezas en su sitio
Aunque el traspaso haya sido correcto, la nueva asesoría necesitará un periodo para conocer la empresa. Hay operaciones habituales que todavía no conoce, particularidades del negocio que deberá entender y decisiones anteriores cuyo contexto puede no aparecer en ningún documento.
Esto es normal.
Precisamente por eso los primeros meses son adecuados para revisar con algo más de detalle la situación de partida. Si aparece una diferencia, una documentación pendiente o una cuestión que merece aclararse, es preferible hacerlo en ese momento.
La empresa también estará conociendo la nueva forma de trabajar. Es el momento de comprobar si la comunicación funciona como se esperaba y ajustar aquellos procesos que todavía resulten incómodos.
Un buen cambio no termina el día que se firma con la nueva asesoría. Termina cuando ambas partes disponen de la información necesaria y han establecido una forma de trabajo que funciona.
Cambiar no debería significar empezar de cero
Una empresa tiene historia. Sus cuentas, trabajadores, obligaciones y decisiones anteriores siguen existiendo aunque cambie el profesional que las gestiona.
Por eso el objetivo de un buen traspaso no es empezar desde cero, sino continuar desde un punto conocido.
Cuando la información está ordenada, los asuntos pendientes identificados y las responsabilidades claramente definidas, cambiar de asesoría puede ser un proceso bastante más sencillo de lo que muchos empresarios esperan.
El problema no suele ser el cambio en sí. Los problemas aparecen cuando se hace sin saber qué documentación existe, qué tareas están abiertas o qué espera realmente la empresa de su nuevo asesor.
Conclusión
Decidir cambiar de asesoría contable o fiscal después de muchos años puede generar dudas. Es lógico. La asesoría conoce información importante del negocio y existe cierta preocupación por que algo quede sin atender durante la transición.
Sin embargo, permanecer indefinidamente con un servicio que ya no responde a las necesidades de la empresa tampoco parece una buena solución.
Antes de dar el paso merece la pena identificar qué queremos mejorar, conocer exactamente qué ofrecerá la nueva asesoría y preparar el traspaso con tiempo suficiente. Después habrá que recopilar la información, localizar los asuntos pendientes y dejar claro quién se responsabilizará de cada gestión durante el cambio.
Hecho de esta manera, cambiar de asesoría deja de ser una ruptura complicada y pasa a ser lo que realmente debería ser: una transición profesional entre dos formas de gestionar la misma empresa.
Y si el cambio sirve además para ordenar documentación, mejorar la comunicación y empezar a utilizar la información contable y fiscal de una forma más útil para tomar decisiones, probablemente habrá aportado bastante más que un simple cambio de despacho.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar de asesoría en cualquier momento del año?
Sí, no es imprescindible esperar al comienzo de un nuevo ejercicio. Lo importante es revisar las obligaciones que están próximas, conocer los asuntos pendientes y organizar correctamente desde qué momento asumirá cada gestión la nueva asesoría.
¿Qué documentación necesito para cambiar de asesoría?
Dependerá del tipo de empresa y de los servicios contratados. La nueva asesoría puede necesitar información fiscal, contable, laboral y societaria, además de conocer declaraciones anteriores y posibles asuntos que continúen abiertos.
¿Quién debe solicitar la documentación a la antigua asesoría?
La empresa debe asegurarse de que la información necesaria se traslada correctamente. La forma concreta de realizar el intercambio puede acordarse con ambos despachos, pero conviene no dar por supuesto que toda la documentación llegará automáticamente.
¿Qué pasa con los impuestos pendientes durante el cambio?
Antes de completar el traspaso debería quedar claro qué declaraciones, trámites o requerimientos están pendientes y quién se encargará de ellos. Esta revisión evita que una obligación quede sin atender porque ambas asesorías crean que corresponde a la otra.
¿En qué debería fijarme al elegir una nueva asesoría?
Además del precio, interesa conocer qué servicios incluye, quién atenderá las consultas, cómo se gestionará la documentación y qué tipo de seguimiento recibirá la empresa. El objetivo es encontrar un servicio que encaje con las necesidades actuales del negocio y no limitarse a sustituir una asesoría por otra.
