Cuando una empresa empieza a crecer, llega un momento en el que el trabajo deja de caber en una sola agenda. Los días se hacen más largos, aparecen tareas que se van quedando pendientes y el empresario empieza a pensar que necesita incorporar a otra persona al equipo. En nuestra asesoría en Santander vemos esta situación con frecuencia. La decisión suele estar encima de la mesa desde hace semanas, pero hay una duda que siempre termina apareciendo: «¿Podré asumir este gasto?». Lo curioso es que esa pregunta casi siempre se responde mirando únicamente el sueldo que va a cobrar el futuro trabajador, cuando en realidad esa cifra es solo una parte de la inversión.
Contratar a alguien no debería ser una decisión basada únicamente en la intuición o en la carga de trabajo del momento. Tampoco debería posponerse indefinidamente por miedo al coste. Lo importante es conocer todos los factores que intervienen para valorar si la empresa está preparada para dar ese paso. Cuando se entiende cuál es el coste real trabajador, resulta mucho más sencillo decidir con criterio y evitar situaciones que, con un poco de planificación, podrían haberse previsto.
No son pocas las empresas que descubren demasiado tarde que contratar implica mucho más que pagar una nómina. De repente aparecen cuotas de la Seguridad Social, costes administrativos, formación, equipos de trabajo o periodos de adaptación que no se habían tenido en cuenta en los primeros cálculos. Ninguno de estos gastos es inesperado; simplemente forman parte de la realidad de cualquier contratación y conviene conocerlos antes de firmar un contrato.
Lo positivo es que todo esto puede calcularse con antelación. De hecho, hacerlo suele marcar la diferencia entre una contratación que impulsa el crecimiento del negocio y otra que termina generando tensión económica pocos meses después.
Por qué el salario no refleja el coste real de un trabajador
Es fácil entender por qué muchos empresarios toman como referencia el salario bruto. Es la cifra que se negocia durante el proceso de selección, la que aparece en la oferta de empleo y la que el trabajador suele utilizar para valorar si acepta una propuesta. Sin embargo, desde el punto de vista de la empresa, ese importe representa solo una parte del desembolso que supondrá incorporar a una persona.
Imaginemos el caso de una pequeña empresa que necesita reforzar su departamento comercial porque cada vez recibe más solicitudes de presupuesto. El propietario hace un cálculo rápido y llega a la conclusión de que puede asumir un salario determinado. Todo parece encajar. Sin embargo, cuando empieza a revisar el resto de obligaciones asociadas a la contratación, descubre que el coste anual será considerablemente superior al que había imaginado.
No se trata de que existan gastos ocultos. Todos esos conceptos forman parte de la relación laboral y son perfectamente previsibles. El problema aparece cuando la decisión se toma sin haber realizado un análisis completo.
Por eso, antes de incorporar a una persona al equipo, merece la pena detenerse unos minutos y cambiar la pregunta habitual. En lugar de pensar únicamente cuánto cobrará el trabajador, quizá sea más útil preguntarse cuánto costará realmente mantener ese puesto de trabajo durante todo el año.
Todo lo que hay detrás de una contratación
Cuando se habla del coste de un trabajador, la conversación suele girar alrededor de la nómina. Sin embargo, mantener un puesto de trabajo implica asumir una serie de obligaciones económicas que acompañarán a la empresa mientras dure la relación laboral.
Las cotizaciones empresariales a la Seguridad Social son uno de los primeros aspectos que conviene tener presentes. Su importe dependerá de diferentes factores, pero forman parte del coste fijo que la empresa deberá asumir desde el primer momento. A esto hay que añadir las pagas extraordinarias, las vacaciones retribuidas o cualquier otro concepto salarial pactado con el trabajador.
Hasta aquí, la mayoría de empresarios son conscientes de que estos gastos existen. Lo que muchas veces pasa más desapercibido son aquellos costes que no aparecen directamente reflejados en una nómina, pero que también forman parte de la inversión.
Pensemos, por ejemplo, en la incorporación de un administrativo. Probablemente necesitará un ordenador, una cuenta de correo corporativa, acceso al software de gestión de la empresa y un espacio de trabajo completamente equipado. Son gastos que rara vez se incluyen en los primeros cálculos, aunque forman parte del desembolso necesario para que esa persona pueda desempeñar su trabajo con normalidad.
Algo parecido ocurre con la formación inicial. Incluso un profesional con experiencia necesita un tiempo para adaptarse al funcionamiento de la empresa, conocer sus procedimientos y familiarizarse con la forma de trabajar del equipo. Durante esas primeras semanas es habitual que otros empleados dediquen parte de su jornada a resolver dudas, revisar tareas o acompañar al nuevo compañero. Ese tiempo también tiene un valor, aunque no aparezca reflejado en ninguna factura.
Los costes que muchas empresas no suelen prever
Hay un detalle que suele pasar desapercibido cuando una pyme hace números antes de contratar. La empresa no solo incorpora a una persona; también incorpora nuevas responsabilidades. La gestión laboral se vuelve un poco más compleja, aparecen nuevas obligaciones documentales y es necesario dedicar tiempo a cuestiones que antes simplemente no existían.
Por ejemplo, habrá que gestionar altas y bajas, controlar vacaciones, registrar posibles incidencias, coordinar reconocimientos médicos cuando correspondan o mantener actualizada toda la documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales. Muchas de estas tareas las realiza la asesoría, pero siguen formando parte del coste global que supone mantener una plantilla.
También conviene pensar en situaciones que forman parte de la vida normal de cualquier empresa. Un trabajador puede necesitar formación específica, sustituir herramientas que se deterioran con el uso o requerir nuevas licencias de programas informáticos conforme evoluciona su puesto. Son gastos que no aparecen el primer día, pero que terminarán formando parte del presupuesto anual.
Precisamente por eso resulta tan importante hacer un cálculo completo antes de contratar. No para desanimarse ni para retrasar una decisión que puede ser muy positiva, sino para disponer de una visión realista de lo que supondrá esa incorporación. Cuando el empresario conoce todos los costes desde el principio, puede planificar mejor la tesorería, fijar objetivos más coherentes y afrontar el crecimiento con mucha más tranquilidad.
Cómo saber si tu empresa está preparada para contratar
Después de calcular todos los conceptos que forman parte del coste real trabajador, llega la pregunta realmente importante: ¿puede la empresa asumir esa inversión con tranquilidad? La respuesta no siempre depende de cuánto se factura. De hecho, hay negocios que venden mucho, pero trabajan con márgenes muy ajustados, mientras que otros, con un volumen de ingresos más moderado, disfrutan de una situación económica mucho más sólida.
Por eso, antes de tomar una decisión, conviene analizar el conjunto de la empresa y no quedarse únicamente con la carga de trabajo del momento. Es habitual que un empresario llegue al final de la jornada con la sensación de que necesita ayuda urgente. Sin embargo, ese cansancio no siempre significa que haya llegado el momento de contratar. A veces basta con reorganizar tareas, automatizar algunos procesos o mejorar la planificación. Otras veces, en cambio, incorporar a una persona es precisamente lo que permitirá que el negocio siga creciendo.
Un buen punto de partida consiste en revisar la evolución de los últimos meses. Si el aumento de la actividad se mantiene en el tiempo, los ingresos son estables y la empresa dispone de liquidez suficiente para afrontar los gastos laborales sin dificultades, probablemente la contratación tenga sentido. Si, por el contrario, el incremento de trabajo responde a una campaña puntual o a un proyecto concreto, quizá sea más prudente estudiar otras alternativas antes de asumir un coste fijo.
Los errores más habituales antes de incorporar personal
Cuando una contratación genera problemas, pocas veces se debe a la persona elegida. Lo más frecuente es que el origen esté en la planificación previa. Uno de los errores más comunes consiste en hacer números demasiado rápidos. Se calcula el salario mensual, se compara con la facturación del momento y se da por hecho que la empresa podrá asumir el resto sin dificultad.
La realidad suele ser algo más compleja. Los ingresos de una pyme no siempre son constantes. Hay meses con mayor actividad y otros en los que la facturación baja. También pueden producirse retrasos en los cobros o surgir gastos imprevistos que alteren las previsiones iniciales. Si la contratación se ha realizado sin tener en cuenta ese margen de seguridad, la empresa puede encontrarse con tensiones de tesorería que habrían sido evitables.
Otro error bastante habitual es pensar únicamente en las necesidades actuales. Hay empresarios que contratan porque el volumen de trabajo de ese mes es especialmente elevado, sin analizar si esa situación se repetirá durante el resto del año. Tomar decisiones basándose en circunstancias puntuales puede obligar a replantear la estructura de la empresa pocos meses después.
También conviene recordar que incorporar a una persona requiere tiempo. Durante las primeras semanas será necesario acompañarla, resolver dudas y facilitar su integración en el equipo. Ese periodo de adaptación forma parte del proceso y debe contemplarse como una inversión necesaria para que la contratación sea realmente rentable.
Las bonificaciones pueden ayudar, pero no deben condicionar la decisión
Con frecuencia surgen dudas sobre las ayudas disponibles para contratar trabajadores. Existen bonificaciones e incentivos que pueden reducir parte del coste en determinados supuestos, pero no conviene convertirlas en el principal motivo para incorporar personal.
Las bonificaciones cambian con la normativa y dependen de factores como el perfil de la persona contratada, el tipo de contrato o las circunstancias de la empresa. Por eso resulta recomendable revisar cada caso de forma individual antes de tomar una decisión.
En cualquier caso, una contratación debe sostenerse por sí misma. Si la empresa únicamente puede mantener ese puesto gracias a una ayuda temporal, quizá sea conveniente replantear la decisión o analizar otras alternativas. Lo importante es que el negocio tenga capacidad para asumir ese coste también cuando los incentivos hayan finalizado.
Crecer con planificación siempre es una mejor estrategia
Una empresa no crece únicamente porque aumente su facturación. También crece cuando mejora su organización y toma decisiones con información fiable. Incorporar a un trabajador puede convertirse en un paso decisivo para seguir avanzando, pero solo si se hace en el momento adecuado y con una planificación económica realista.
En muchas ocasiones, contratar permite mejorar la atención al cliente, reducir los plazos de entrega o asumir nuevos proyectos que hasta ese momento resultaban imposibles. También puede liberar al empresario de tareas operativas para que dedique más tiempo a la gestión, al desarrollo comercial o a la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio.
Sin embargo, para que todo eso ocurra, es necesario que la incorporación se apoye en una situación financiera sólida. Analizar el impacto de la contratación, revisar la tesorería y calcular correctamente el coste real trabajador ayuda a tomar decisiones mucho más seguras y reduce el riesgo de que una buena noticia termine convirtiéndose en un problema.
La importancia del asesoramiento antes de contratar
Muchas empresas recurren a su asesoría cuando ya han encontrado al candidato y necesitan preparar el contrato. Sin embargo, el momento en el que más valor puede aportar un asesor suele ser bastante antes.
Un análisis previo permite comprobar si la empresa dispone de margen suficiente para asumir la contratación, revisar qué modalidad contractual resulta más adecuada y estudiar si existen incentivos que puedan aplicarse. Además, también ayuda a prever cómo afectará esa incorporación a la estructura de costes y a la tesorería durante los próximos meses.
Tomar una decisión con toda esa información sobre la mesa ofrece mucha más tranquilidad que hacerlo únicamente por intuición. Al final, contratar no consiste solo en cubrir una vacante, sino en asegurar que esa incorporación contribuirá al crecimiento del negocio sin comprometer su estabilidad.
Conclusión
El coste real trabajador es mucho más que un salario. Detrás de cada contratación existen obligaciones laborales, costes indirectos y decisiones de planificación que conviene analizar con calma antes de ampliar la plantilla.
Cuando una empresa conoce todos esos elementos, puede valorar con mayor precisión si ha llegado el momento de contratar o si todavía necesita reforzar otros aspectos de su organización. No se trata de frenar el crecimiento, sino de impulsarlo sobre una base sólida.
Una contratación bien planificada puede convertirse en una de las mejores inversiones para una pyme. Pero, como ocurre con cualquier decisión importante, los mejores resultados suelen llegar cuando se toman con información, previsión y una visión global del negocio.
Preguntas frecuentes
¿Qué se entiende por coste real de un trabajador?
Es el conjunto de gastos que asume la empresa al contratar a una persona. Además del salario, incluye las cotizaciones empresariales, las pagas extraordinarias, las vacaciones retribuidas, la formación, los equipos de trabajo y otros costes relacionados con la gestión laboral.
¿Por qué no es suficiente calcular solo el salario?
Porque el salario representa únicamente una parte del coste total. Si no se tienen en cuenta el resto de conceptos, la empresa puede hacer una previsión económica poco realista y encontrarse con gastos que no había contemplado.
¿Cómo saber si mi empresa está preparada para contratar?
Conviene analizar la rentabilidad, la liquidez, la estabilidad de los ingresos y la evolución de la carga de trabajo. Una contratación debe responder a una necesidad sostenida y no únicamente a un momento puntual de mayor actividad.
¿Existen ayudas para reducir el coste de una contratación?
Sí, pueden existir bonificaciones e incentivos en función del tipo de contrato y de las características de la persona contratada. Lo recomendable es estudiar cada caso antes de formalizar la incorporación.
¿Cuándo debería consultar con una asesoría antes de contratar?
Lo ideal es hacerlo antes de iniciar el proceso de contratación. De esta forma se puede calcular correctamente el coste real del trabajador, analizar el impacto económico de la incorporación y tomar una decisión con mayor seguridad.
